méthode préparation rapport moral association كيفية إعداد تقرير أدبي للجمعية

الجمع العام للجمعية

كيفية إعداد تقرير أدبي للجمعية

يفترض أن كل جمعية تعقد جمعها العام كل سنة أمام جميع المنخرطات و المنخرطين لمناقشته  و المصادقة عليه، و كذلك لوضع التوجهات العامة للسنة الموالية، و أيضا لتجديد هياكلها حسب المدة التي يحددها القانون الأساسي.

و بطبيعة الحال، فإن المكتب يعرض تقريرا أدبيا شاملا للسنة المنتهية، مع تحديد الصعوبات، و مقترحات التوجهات المقبلة كما اقترحها و حددها المجلس الإداري. ولهذا الغرض وجب تشكيل فريق من المكتب المسير مطعم  بالمدير أو بالعاملين في الإدارة لصياغة التقرير الأدبي. الذي يعرض في البداية على كل أعضاء المكتب للمصادقة قبل الجمع العام. باعتبارهم  مسؤولات و مسؤولين  مباشرين أمام الجمع العام الذي انتخبهم  على ما أنجز خلال السنة.

و وجود المدير أو  المسؤولات و المسؤولين بالإدارة في الفريق له طابع تقني فحسب، بحيث أنهم يجمعون جميع التقارير التقنية، و لهم دراية واسعة بمسار عمل الجمعية، نظرا لمسؤولياتهم  في  التدبير اليومي لأنشطة و مشاريع و مرافق الجمعية من جهة، و لعلاقاتهم القوية مع الشركاء و المحيط بشكل عام. فالاستئناس إذن بآرائهم يكتسي أهمية خاصة في بلورة التوجهات العامة للجمعية، دون أن يعني أن لهم الصلاحية في المشاركة في اتخاذ القرار، الذي يبقى حصريا من اختصاص الجمع العام و المجلس الإداري.

و عليه يجب أن يتضمن التقرير الأدبي ما يلي:

1.     تحديد  أهم مميزات  السياق الداخلي و الخارجي للجمعية، في ارتباط مع رسالتها.

2.     التذكير بالتوجهات العامة التي أقرها الجمع العام الأخير

3.      التذكير بالبرنامج السنوي المصادق عليه  في آخر جمع عام.

4.     عرض و تحليل  مدى تحقق الأهداف و النتائج المتوخاة باعتماد مؤشرات قابلة للقياس

5.     عرض و تحليل الصعوبات و المشاكل التي حالت دون تحقيق الأهداف المسطرة

6.     توضيح لأهم التوصيات المنفذة و المتخذة في آخر جمع عام.

7.     تلخيص لأهم أنشطة الجمعية خلال السنة المنصرمة.

8.      اقتراح التوجهات العامة للسنة المقبلة، مع عرض مقترحات البرنامج السنوي للسنة الموالية.

و سنعرض لمكونات التقرير الأدبي بتفصيل في مقال لاحق.