نظام تدبير مالية الجمعية Système financier association

نظام  تدبير مالية الجمعية

نظام  تدبير مالية الجمعية

التدبير المالي للجمعية هو  نظام يعتمد  لأجل مسك و تدوين و ضبط   مختلف العمليات المالية التي تقوم بها الجمعية.  و يشمل هذا التنظيم  3 جوانب  مركزية : المداخيل – المصاريف – الرصيد.  و قد تطرقنا لها في مقال سابق .

و الهدف من هذا النظام هو تحقيق توازن بين المداخيل و المصاريف و تتبع   الوضعية المالية بشكل مستمر.

و ميزانية الجمعية هي تعبير محاسباتي لبرنامج العمل السنوي للجمعية، و أداة لمقارنة النتائج المحققة مع الميزانية المعتمدة.

و يعتمد في التدبير المالي للجمعيات على مجموعة من الوثائق و السجلات التي تدون فيها جميع العمليات:

أ‌-   السجلات و الوثائق المحاسباتية : و هي دفاتر خاصة تدون فيها المعلومات، كما يمكن اعتماد أدوات معلوماتية لتسهيل عملية المسك، دون أن يعني ذلك الاستغناء عن السجلات الورقية. و هذه السجلات أنواع:

1-  سجل البنك: تدون فيه جميع العمليات  المالية التي تمت في البنك،  سواء السحب أو ...vier ..... و يجب أن يكون هناك تطابق تام بين ما هو مدون فيها و بيان الحساب الذي تسلمه الوكالة البنكية.

2-  سجل صندوق الطوارئ: و هو سجل (ورقي و رقمي) تدون فيه جميع العمليات المالية  التي تمت بشكل مباشر بين الجمعية و طرف آخر بدون استعمال أي سند بنكي. و من الضروري أن تكون هذه العمليات محدودة ، و لا تستعمل إلا في الحالات الطارئة، أو عند تسليم مبلغ مالي قليل كتعويض عن التنقل مثلا .

3-  السجل المحاسباتي :  و هو وثيقة  محاسباتية أساسية  تجمع كافة العمليات المسجلة في الوثائق المحاسباتية.  و تمكن من التتبع اليومي لميزانية الجمعية، كما تسهل عملية إعداد التقارير المالية  الشهرية أو الدورية أو السنوية. (أنظر النموذج في صيغة excel)

4-    الوثيقة المحاسباتية: (انظر النموذج 1)

هي الدعامة الأساسية السند لكل المعاملات المالية، بحيث أن كل عملية أنجزت تقتضي إعداد وثيقة محاسباتية توازيها، كما يمكن تجميع مجموعة من العمليات التي أنجزت في يوم واحد كمداخيل أو كمصاريف، و لا يمكن الجمع بينهما في وثيقة واحدة، و ذلك لتمييزهما عند التدوين في السجل المحاسباتي. و هي تمكننا من التعرف على كافة المعلومات عن طبيعة أي عملية مالية منجزة، و تحتوي على المعلومات التالية:

-         تاريخ العملية

-         الرقم الترتيبي للعملية: 01/14

-         القن الخاص بالعملية: مدخول (Re) أو مصروف (De)

-         وصف العملية: اقتناء/ دعم / انخراط / واجب الكراء/ أجرة ....

-         التوقيع : المسؤول عن إعداد الوثيقة – مراجعة الأمين.

-          

ب‌-   الوثائق التبريرية: تعتبر الأسندة الأساسية و الدليل المادي  لكل عملية مالية، و أهمها:

- طلب العروض demande de devis : و هو طلب تقدمه للجمعية للممونين

- طلبية    bon de commande : و هي طلب تقدمه الجمعية للحصول على الخدمة  للممون الذي وقع عليه الاختيار بعد دراسة كل العروض المقدمة.

- الفاتورة – facture: و يعطيها الممون أو صاحب الخدمة للجمعية  قبل تسليمه الشيك الذي يحمل القيمة المالية المعبر عليها في الفاتورة.

- ورقة استلام  bon de livraison : و هو وصل توقعه الجمعية للممون عند التسليم.

-الأطر المرجعية Termes de références : وهي عبارة عن طلب عروض تستعمل أثناء عمليات التشغيل أو التأطير.

- سيرة ذاتية: يقدمها المترشحون لشغل منصب ما أو تأطير ورشة معينة أو القيام بدراسة مقابل أجر.

- بيان الأجرة: و تسلمه الجمعية مقابل خدمة لأجير ما.

- إشهاد بتسلم شيك: و هي وثيقة يوقعها كل من تسلم شيكا من الجمعية (ممون/ أجير...)

- وصل استلام décharge  : وثيقة يوقعها كل من تسلم مبلغا  ماليا معينا من الجمعية.

- نسخ من كل شيك.

- دفتر الشيكات.

و بطبيعة الحال هناك وثائق تبريرية أخرى كثيرة، لكن من المستحسن استشارة محاسباتي للتأكد من مدى قانونيتها.

و للتأكيد مرة أخرى، و جبت الإشارة إلى أنه ويجب الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة لا تقل عن 5 سنوات.