Rapport moral association أهداف و خصائص و مكونات التقرير الأدبي السنوي للجمعية

التقرير الأدبي للجمعية

 أهداف و خصائص و مكونات التقرير الأدبي  السنوي للجمعية

الأهداف:

1-    تعزيز التواصل الداخلي، و تقوية أواصر الشراكة؛

2-    تسليط الضوء على منجزات الجمعية و تقييمها؛

3-    رصد الصعوبات و وضع خطة لتجاوزها؛

4-    استشراف التوجهات المستقبلية؛

5-    تسطير خطة العمل السنوية.

خصائص التقرير الأدبي:

1-  شامل: بكونه يعرض سياقات عمل الجمعية، و يعرف بأنشطتها و يقيمها بمؤشرات الأداء و بإحصائيات دقيقة، ويرصد مكامن الخلل و الصعوبات.

2-    موضوعي: باعتباره إنتاج عمل فريق يعرض للمساءلة و التدقيق من مختلف المنخرطات و المنخرطين.

3-    دقيق باعتباره يسرد بدقة منجزات الجمعية اعتمادا على معطيات دقيقة.

4-  استشرافي: لكونه لا يتوقف على الوصف، بل يعمل على تحليل الوضعية الآنية، و يرسم خارطة الطريق للسنة المقبلة.

مكوناته:

1.  السياق الداخلي و الخارجي للجمعية: عبارة عن تقديم عام يبين السياق الداخلي و الخارجي الذي تحكم في عمل الجمعية، و بطبيعة الحال كل المؤثرات الموضوعية ذات الصلة برسالة و أهداف الجمعية. و خلال هذا التقديم لا بد من الإشارة إلى القرارات المتخذة في الجمع العام السابق، و بالخصوص التوجهات العامة و الخطوط العريضة للبرنامج السنوي.

2.  عرض و تحليل إنجازات الجمعية بشكل موجز، مع تحديد نسبة الإنجاز (لأن هناك مشاريع تدوم أكثر من سنة)، و نسبة تحقق النتائج المتوقعة، الشيء الذي يمكن من مقارنتها بالتالي مع أهداف الجمعية ككل. و هذا سيتيح مقارنة النتائج المحققة مع الميزانية السنوية. كما يستحسن التعريف بمقاربات الاشتغال المعتمدة. و يفترض أن يضم هذا العرض جداول وإحصائيات  تقرب الصورة أكثر للمنخرطات و المنخرطين و الشركاء و عموم المتابعين حول ما حققته الجمعية، مع إرفاق التقرير ما أمكن ببطاقات تقنية موجزة حول أهم الإنجازات. باعتبار أن التقرير الأدبي في نهاية المطاف هو أداة للتوثيق و التواصل في ذات الآن.

3.  عرض و تحليل الصعوبات و المشاكل التي واجهتها الجمعية خلال السنة أثناء أجرأة البرنامج السنوي. بحيث لا يجب التوقف عند سردها، بل يفترض أن يعمل التقرير على حصرها و تصنيفها و تحليلها، و طرح سبل تجاوزها في المستقبل. و في حالة استحالة تخطيها وجب طرح بدائل و استراتيجيات جديدة تمكن من  عدم التعرض لها مستقبلا. فمثلا، إذا كان إنجاز مشاريع معينة يفرض تحمل الجمعية لمصاريف كراء مقرات، فيجب التفكير في أنواع أخرى من المشاريع التي يمكن إنجازها بدون الحاجة إلى مقر. و إذا كانت أنشطة أخرى لم يتم إنجازها بسبب عدم تعاون مؤسسة ما، فيجب التفكير أولا في كيفية تقوية التواصل و الشراكة مع هذه المؤسسة إذا كان دورها محوريا في أنشطة الجمعية.

4.  عرض أهم التوصيات و المقترحات التي صادق عليها الجمع العام الأخير، مع توضيح مدى تحققها و أجرأتها خلال السنة.

5.  عرض موجز للأنشطة و المشاريع المنجزة خلال السنة، و ذلك بتبويبها حسب التوجهات و الأهداف المسطرة المصادق عليها في الجمع العام الأخير، أو حسب مجالات تدخل الجمعية كما هي محددة في المخطط الاستراتيجي للجمعية و المراد بهذا العرض هو مجرد التعريف بالأنشطة فقط، دون الحاجة إلى التفصيل، الذي يمكن أن يكون موضوع تقرير خاص منفصل عن التقرير الأدبي.

6.   ثم أخيرا، عرض لأهم  التوجهات العامة للسنة المقبلة بناء على خلاصات السنة المنقضية، مع عرض مقترحات البرنامج السنوي للسنة الموالية.

و في مقال لاحق سنتعرض لكيفية وضع المخطط الاستراتيجي و بالتالي لخطة العمل السنوية.